1С:Предприятие 8. Комплексная автоматизация АЗС. Бэк-офис

Отраслевое решение для автоматизации торговой деятельности и ведения регламентированного учета на предприятиях нефтепродуктообеспечения, осуществляющих розничную и оптовую торговлю топливом (бензин, дизельное топливо, сжиженный и компримированный газ) и сопутствующих товаров на различных видах АЗС:

• вертикально интегрированные нефтяные компании (ВИНК);
• независимые сети АЗС (АГЗС, ААЗС, АГНКС);
• нефтебазовые хозяйства и газовые хранилища.

"1С:Предприятие 8. Комплексная автоматизация АЗС. Бэк-офис" (далее 1С:Комплексная автоматизация АЗС) позволяет автоматизировать важнейшие области бизнеса: бухгалтерию, торговлю, склад, расчет зарплаты, кадровый учет.

Решение создано на основе "1С:Комплексная автоматизация" и дополняет типовые функциональные возможности отраслевой спецификой бизнеса, связанной с учетом различных видов моторного топлива, особенностями по обеспечению сетей АЗС нефтепродуктами и сопутствующими товарами, управлению топливными картами, ценообразованием и маркетинговыми акциями, выполнению сверок с операторами карточного процессинга, автоматизацией наиболее трудоемких операций при интеграции с АСУ АЗС, которые выполняются в ходе хозяйственной деятельности, и многое другое.

Принимая во внимание особенности топливного учета различных сетей АЗС, в решении реализован функционал по формированию оперативной себестоимости топлива с целью контроля текущей деятельности топливной сети.

ОТРАСЛЕВЫЕ ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА "1С:КОМПЛЕКСНАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ АЗС"

Нормативно-справочная информация

В рамках единой системы ведется учет как топлива, так и сопутствующих товаров. Для товаров вида номенклатуры "топливо" предусмотрен ряд специфичных для отрасли дополнительных параметров топливного учета.

В "1С:Комплексная автоматизация АЗС" реализован объемно-массовый учет топлива по различным методикам определения массы топлива, которые можно выбрать в настройках учета. В системе предусмотрены различные единицы измерения плотности и цен топлива:

Справочник складов в системе расширен настройками, позволяющими в полной мере отражать особенности ведения топливного учета на розничном и оптовом складе. Управление запасами топлива возможно в разрезах:

• АЗС;
• Резервуаров;
• Топливно-раздаточных колонок (ТРК);
• Пистолетов ТРК.

С целью контроля текущего объема топлива, плотности и других измеряемых показателей, и параметров, программа позволяет загружать из АСУ АЗС различные данные с измерителей.

В системе имеются регистры "Контрольные параметры резервуаров" и "Параметры ТРК", которые могут оперативно загружаться из АСУ АЗС при помощи настраиваемых регламентных заданий или в ручном режиме.

Учет деятельности АЗС ведется в разрезе смен.

Поступление топлива на АЗС

"1С:Комплексная автоматизация АЗС" позволяет планировать поставки топлива на АЗС и вести графики поставок топлива по дням недели. Планирование поставок полезно с точки зрения оптимизации работы АЗС и минимизации потерь при остановках отпуска в момент приемки топлива. В системе доступен отчет "Прием нефтепродуктов в окнах", которым позволяет проанализировать исполнение установленных окон поставок.

Для отражения договорных условий с поставщиками топлива и сопутствующих товаров, а также с целью настройки схем обеспечения товарами, в системе реализован документ "Спецификация договоров", который является аналогом приложения к договору поставки, фиксирующем номенклатурную спецификацию, АЗС и цены поставки для конкретного договора. В дальнейшем эта информация используется в системе как для контроля поставок, так и для получения, например, оперативных данных по себестоимости поставляемого топлива на АЗС.

При поступлении топлива в АСУ АЗС оформляется документ, который загружается в систему в виде "Поступления топлива".

В общем случае в документе указываются только количественные учетные данные, т.к. суммовая информация в документах, поступающих на АЗС, как правило, отсутствует. Как было описано выше, при помощи спецификаций договоров поставки оперативная информация по ценам может быть заполнена в автоматическом режиме.

При этом в документе может фиксироваться дополнительная информация по данным измерений в автоцистерне, резервуаре или по счетчикам. В большинстве случаев в учете отражаются учетные данные по накладной поставщика.

Для отражения в регламентированном учете в систему должен быть введен документ "Приобретение товаров и услуг". Данный документ может быть введен на основании "Приобретения топлива", в том числе автоматически, в пакетном режиме.

Установка цен и акты переоценки

Особенностью ценообразования в сетях АЗС является возможность установки разных розничных цен на один и тот же товар на разных АЗС. Это касается как сопутствующих товаров, так и топлива.

С этой целью в документе "Установка цен номенклатуры" имеется возможность указания сегмента АЗС (или списка АЗС), для которых выполняется установка цен.

На основании "Установки цен номенклатуры" формируются акты переоценки, которые средствами обмена отправляются в АСУ АЗС. Система позволяет сформировать прайс-лист как для конкретной АЗС, так и по списку АЗС:

Розничные продажи

"1С:Комплексная автоматизация АЗС" позволяет загружать в ручном и автоматическом режиме "Чеки ККМ", которые оформляются в АСУ АЗС. Предусмотрены несколько режимов загрузки:

• Пилотный режим эксплуатации – позволяет выполнять обмен с ограниченным количеством АЗС. Данный режим используется при начале эксплуатации системы;
• Отложенное проведение загруженных чеков – используется для оптимизации процесса обмена системы с АСУ АЗС. Проведение выполняется при помощи регламентного задания.

Загруженные чеки обеспечивают детализированную статистику продаж в разрезе любых возможных показателей, которые фиксируются в чеке или транзакции АСУ: номенклатура, АЗС, смена, ККМ, кассир, резервуар, способ оплаты или его категория, покупатель, договор (если покупателем является юридическое лицо), топливная или бонусная карта, оператор процессинга, выпустившего топливную карту и т.д.

По результатам работы смены система позволяет в автоматическом режиме сформировать сменные отчета как по одной, так и по нескольким, или всем АЗС за выбранный период. Если позволяет АСУ, то в систему могут быть загружены сводные сменные данные, которые система может проанализировать при формировании сменных отчетов и в случае, если сменные данные в системе отличаются от сменных данных в АСУ, система направит уведомления ответственным пользователям, указанным в настройках.

При проведении сменного отчета автоматически создаются "Отчеты о розничных продажах".

Продажи по топливным картам

Чеки ККМ, которые загружаются из АСУ АЗС, содержат не только продажи за наличные и безналичный расчет, но и продажи по топливным картам, которые могут быть собственными или сторонними. По таким продажам в конце отчетного периода (месяца) выполняется пакетное формирование документов реализации. Эти документы должны оформлять отгрузку с какого-то склада.

В то же время, топливо или товары, реализованные по топливным картам, должны списать с остатков на АЗС в момент продажи. Подобные операции отражаются в системе с помощью документов "Перемещения товаров" на так называемые накопительные склады. Документы перемещения создаются в системе автоматически в момент проведения сменных отчетов. В системе предусмотрены несколько режимов накопительных складов с целью корректного отражения данных в регламентированном учете в соответствии с учетной политикой предприятия нефтепродуктообеспечения.

Одним из самых трудоемких процессов в учете сети АЗС является формирование пакета документов для карточных клиентов и операторов процессинга топливных карт, с которыми у предприятия заключены договоры на обслуживание клиентов.

Система содержит функционал пакетного формирования документов реализации по топливным картам как собственным клиентам, так и клиентам, которые заправлялись по топливным картам сторонних операторов, с которыми у сети АЗС заключены соответствующие договоры.

Для этих целей в системе используется обработка "Пакетное создание расходных накладных", которая формирует пакет расходных документов за период согласно установленным отборам и режиму накопительных складов.

Сверки по топливным картам

В конце каждого отчетного периода специалисты сети АЗС проводят сверки по транзакциям заправки клиентов по топливным картам. Такие сверки проводятся, как правило, с операторами сторонних процессингов. Такие сверки являются крайне трудоемкими и требуют отвлечения сотрудников на длительное время для проведения подобных сверок. Система позволяет выполнять сверку в полуавтоматическом режиме.

Личный кабинет корпоративного клиента

В рамках "1С:Комплексная автоматизация АЗС" реализован личный кабинет карточного клиента сети АЗС. Клиентам, которые заключили договоры на заправку по топливным картам сети АЗС, может быть предоставлен доступ к интерфейсу, отражающему текущее состояние исполнения договора: контактные данные ответственного сотрудника, баланс договора, количество, статус топливных карт, баланс и резервы (лимиты) на картах, общий объем заправленного топлива за текущий и прошлый период (в виде таблиц и диаграммы).

Информация о балансе договора, карт, корпоративного счета выводится в виде гиперссылок, при нажатии на которые выводятся соответствующие отчеты, которые детализируют показатели.

В личном кабинете доступна информация о последних карточных транзакциях (заправках на АЗС), планируемым и последним совершенным платежам. Клиент может запросить или распечатать счет или акт сверки.

Для подключения клиента к личному кабинету требуется лицензия на платформу "1С:Предприятие 8".

Монитор руководителя

Система позволяет контролировать основные показатели работы сети АЗС, такие как выручка (общая по видам оплат), объемы реализации топлива и сопутствующих товаров, динамику продаж по выручке, среднему чеку, количеству чеков и т.д.

Монитор руководителя – это специализированный интерфейс, который содержит настраиваемые графические отчеты.

Отчеты

"1С:Комплексная автоматизация АЗС" содержит широкий набор отчетов по процессам закупки, продажи, управления запасами, карточным операциям, противодействию мошенничеству.

Все отчеты разработаны с использованием схем компоновки данных, что позволяет пользователям максимально гибко настраивать под себя вывод фактически любых данных, хранящихся в системе.

Обмен данными и интеграции

В системе предусмотрен двусторонний обмен с АСУ АЗС "АйТи-Ойл". Возможна загрузка/выгрузка всех основных объектов необходимых для учета. Система позволяет настроить последовательность загрузки данных, при этом есть предустановленный порядок обмена, соответствующий специфике АСУ АЗС. Возможен как автоматический обмен данными по расписанию, так и вручную.

Механизм обмена содержит ряд настраиваемых параметров, которые позволяют выполнить обмен по ограниченному набору данных.

Также будет реализован двусторонний обмен данными с планируемым к выпуску новым совместным решением "1С:Розница 8. АЗС. Фронт-офис".

Поддерживается работа с государственными информационными системами Меркурий (ВетИС) и Честный ЗНАК.

Для эффективной и удобной работы решение позволяет использовать многочисленные сервисы 1С:ИТС:

• 1C:Номенклатура упрощает первоначальное заполнение и ведение справочника в системе;
• 1С:Контрагент для быстрой проверки данных контрагентов и 1СПАРК Риски для оценки их надежности;
• 1С:Бизнес-сеть – торговая площадка для поставщиков и покупателей (закупщиков);
• 1С:Сверка – сверка счетов-фактур с контрагентами;
• 1С:ДиректБанк – прямой обмен электронными документами с банком;
• 1С:Обновление программ для обновления в 1 клик;
• 1С:Линк – для безопасного удаленного доступа через Интернет к программам 1С, установленным на вашем компьютере;
• 1С:Подпись – простой способ получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи;
• 1С-ЭДО для ведения электронного документооборота;
• 1С-Отчетность для сдачи отчетности онлайн.

Технологические преимущества

Решение "1С:Комплексная автоматизация АЗС" разработано на современной технологической платформе "1С:Предприятие 8.3", которая позволяет:

• обеспечить высокую надежность, производительность и масштабируемость системы;
• организовать работу с системой через Интернет, в режиме тонкого клиента или веб-клиент (через обычный интернет-браузер), в том числе в "облачном" режиме;
• создавать мобильные рабочие места с использованием планшетов и иных мобильных устройств;
• настраивать интерфейс для конкретного пользователя или группы пользователей с учетом роли пользователя, его прав доступа и индивидуальных настроек.